香港是自由貿(mào)易港，不少內(nèi)地企業(yè)在香港投資開展商業(yè)活動(dòng)，而香港也不少人士在大陸生活和工作，日常往來間，辦理各種事項(xiàng)需要用到一些資料文件，如房產(chǎn)處理，投資、訴訟、結(jié)婚等。但是由于香港和內(nèi)地制度的差異，香港的資料文件并不能直接在內(nèi)地使用，那要怎么辦呢？需要根據(jù)相關(guān)部門的要求出具香港地區(qū)法律公證文書。

 

什么是中國委托公證人制度

由于香港屬于普通法法律體系，而內(nèi)地實(shí)行的法律體系與大陸法系淵源較深，因此兩地法律有著明顯不同，特別是在公證制度上的差異更大。香港沿用英國的公證制度，而普通法系的英國實(shí)行判例法，所以也沒有統(tǒng)一的公證法律，公證人可由律師或其他執(zhí)業(yè)者擔(dān)任。在執(zhí)業(yè)范圍上很狹窄，通常只能見證當(dāng)事人宣誓或簽名，在可能的情況下辨別文件的真?zhèn)危话悴粚?duì)文件內(nèi)容的真實(shí)合法性負(fù)責(zé)。而內(nèi)地的公證制度基本沿用大陸法系公證制度，比較健全，公證事務(wù)由公證處承擔(dān)，公證員獨(dú)立辦證，業(yè)務(wù)包括證明法律行為、有法律意義的事實(shí)和文書。辦理公證事務(wù)可以進(jìn)行調(diào)查，要對(duì)證明內(nèi)容的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。以上差異決定了香港與內(nèi)地公證書的相互使用上的特殊性。

委托公證文書是將發(fā)生在香港地區(qū)的法律行為、有法律意義的事實(shí)和文書，由中國委托公證人出具證明檔經(jīng)中國法律服務(wù)(香港)有限公司（以下簡稱“中法公司”）審核、加章轉(zhuǎn)遞后，供內(nèi)地使用的公證文書。需要強(qiáng)調(diào)的是，中國委托公證人出具到內(nèi)地使用的公證文書必須經(jīng)過“審核、登記和加章轉(zhuǎn)遞”后才具有法律效力，未經(jīng)審核加章轉(zhuǎn)遞程序的證明文書，不具有公證文書的證明效力和執(zhí)行效力。

在內(nèi)地，公證是指國家公證機(jī)關(guān)根據(jù)當(dāng)事人的申請(qǐng)，依法證明法律行為、有法律意義的文書和事實(shí)的真實(shí)性、合法性。公證處是國家公證機(jī)關(guān)，公證有別于私人證明，公證書是公證機(jī)關(guān)代表國家出具的證明文件。公證員是國家公務(wù)員，公證員不得同時(shí)以律師身份辦理公證業(yè)務(wù)，公證員受《公證程序規(guī)則》及《中華人民共和國公證法》及其他有關(guān)規(guī)定的約束。法律規(guī)定公證員享有審查的權(quán)利，當(dāng)公證員認(rèn)為當(dāng)事人提供的證據(jù)材料不完備或有疑點(diǎn)的，有權(quán)向有關(guān)單位、證人調(diào)查索取有關(guān)證明材料，并到現(xiàn)場作實(shí)地調(diào)查、勘驗(yàn)，甚至從有關(guān)單位摘抄檔案或其他書面證據(jù)材料作為參考，因此由內(nèi)地公證員辦理的公證文書多數(shù)以“證明”的形式出具。

在香港，內(nèi)地使用的證明文書是由中國委托公證人根據(jù)當(dāng)事人的申請(qǐng)，依法證明發(fā)生在香港地區(qū)的法律行為、有法律意義的文書和事實(shí)的真實(shí)性、合法性。委托公證人受司法部委托，以個(gè)人名義為港人辦理證明文書，除了證明內(nèi)容是當(dāng)事人真實(shí)意思的表示外，也有責(zé)任根據(jù)《委托公證人辦理公證文書規(guī)則(試行)》的規(guī)定，審查當(dāng)事人提供材料的真實(shí)性和合法性。惟委托公證人進(jìn)行調(diào)查取證時(shí)，并未享有特別的調(diào)查權(quán)，只能在香港法律許可的范圍內(nèi)向有關(guān)部門進(jìn)行核實(shí)，審查。因此委托公證人辦理的證明文書多數(shù)以當(dāng)事人根據(jù)香港宣誓條例作出“聲明”的形式出具。

當(dāng)投資者以香港公司之名義到中國大陸、海牙成員國或者非海牙成員國進(jìn)行投資，無論是開設(shè)中外合資公司、中外合作公司、獨(dú)資公司或者是常駐代表機(jī)構(gòu)（代表處），都需要對(duì)香港公司的相關(guān)文件進(jìn)行公證。

以香港公司為主體的法律行為，無論用于是在國內(nèi)設(shè)立外商投資企業(yè)或是用于訴訟/仲裁，我們都有必要證明香港公司主體的合法性和有效性，即辦理香港公司公證。

辦理香港公司資料公證需要提供的資料：

1、公司注冊(cè)證書確認(rèn)本或復(fù)印本；

2、公司周年申報(bào)表；

3、秘書、董事資料更改通知書（如有）確認(rèn)本或復(fù)印本；

4、公司商業(yè)登記證書復(fù)印本。

若香港有限公司成立不足一年未能提供周年申報(bào)表，需備齊以下資料：

1、《首任秘書及董事通知書及出任董事或候補(bǔ)董事職位同意書》；

2、《秘書及董事更改通知書（委任/離任）》；

3、《注冊(cè)辦事處座落地點(diǎn)通知書》。

辦理公司授權(quán)委托書需要提供的資料：

1、公司注冊(cè)證書確認(rèn)本或復(fù)印本；

2、公司周年申報(bào)表；

3、秘書、董事資料更改通知書確認(rèn)本或復(fù)印本；

4、公司商業(yè)登記證書確認(rèn)本或復(fù)印本；

5、公司董事會(huì)決議或董事會(huì)決議摘錄確認(rèn)本或復(fù)印本（簽署委托書的授權(quán)代表身份證明）。

不同文件辦理不同目的公證的流程和費(fèi)用都會(huì)有所不同，而且還有一點(diǎn)需要注意，公證文件也是有時(shí)效性，一般的公證書有效期是三個(gè)月，過期后需要重新辦理。