擔(dān)任一般的非上市香港公司秘書者可以是自然人，也可以是法人社團(tuán)，而香港上市公司中的公司秘書必須是自然人。香港的法規(guī)對(duì)于上市公司秘書的要求也更為嚴(yán)苛，根據(jù)《香港聯(lián)合交易所有限公司證券上市規(guī)則》, 各上市公司均需委任最少一名公司秘書, 須具備以下一項(xiàng)專業(yè)資格：

(1) 香港特許秘書公會(huì)（HKICS）會(huì)員;

(2) 香港《法律執(zhí)業(yè)者條例》所界定的香港律師或大律師;

(3) 香港《專業(yè)會(huì)計(jì)師條例》所界定的會(huì)計(jì)師。

實(shí)際的公司秘書委任中，還會(huì)有“聯(lián)席公司秘書”這個(gè)角色。這是香港聯(lián)交所考慮到業(yè)務(wù)和營(yíng)運(yùn)地在大陸或者國(guó)外的上市公司, 其內(nèi)部人員可能也有處理公司合規(guī)的經(jīng)驗(yàn)或資格, 但卻不足夠滿足以上的資格的要求。因此，允許上市公司向聯(lián)交所申請(qǐng)委任一名外部的合資格人士, 聯(lián)同其內(nèi)部人員(如：CFO、董秘)一同出任 “聯(lián)席公司秘書”。一般在經(jīng)過(guò)3年過(guò)渡年限后, 可向聯(lián)交所說(shuō)明該內(nèi)部人員已累積足夠經(jīng)驗(yàn), 可單獨(dú)出任公司秘書。

香港上市公司秘書的工作職責(zé)不但需要為董事會(huì)服務(wù)，而且面向公司全體股東和投資者以及利益相關(guān)者，且擔(dān)負(fù)公司運(yùn)營(yíng)方面的行政職能。其主要職責(zé)包括：

1、建立、維護(hù)和不斷完善公司之法律文件檔案，并確保及時(shí)地向報(bào)送和存檔各種法律文件；

2、與香港聯(lián)交所以及證券登記公司等保持暢順的溝通，每月接收公司股東名冊(cè)并向聯(lián)交所每月報(bào)送股份變動(dòng)情況表；

3、依照公司及董事所應(yīng)履行持續(xù)責(zé)任的要求，建立和完善公司的有關(guān)股份買賣和持股情況的登記檔案和程序；

4、依照香港法例和上市規(guī)則的要求，及時(shí)做好各種申報(bào)和備案工作，以及妥善地應(yīng)對(duì)各種監(jiān)管機(jī)構(gòu)的查詢和溝通工作；

5、協(xié)助起草和審閱董事會(huì)和股東大會(huì)的通知和決議等文件并就有關(guān)的程序和要求提供咨詢意見；

6、協(xié)助公司起草、審閱及修改中期報(bào)告及年度報(bào)告并就相關(guān)的問(wèn)題提供咨詢意見和協(xié)助(不含財(cái)務(wù)報(bào)告)；

7、協(xié)助公司就各類公告以及董事會(huì)會(huì)議的安排與相關(guān)文件保持與聯(lián)交所及(如需要)香港證監(jiān)會(huì)的聯(lián)絡(luò)；

8、根據(jù)董事會(huì)的命令，對(duì)自身名義對(duì)外發(fā)表公告(如需要)，并相應(yīng)地承擔(dān)法律責(zé)任；

9、為公司及董事應(yīng)履行的持續(xù)責(zé)任提供協(xié)助，以促進(jìn)和提高公司的管治水平及確保公司的運(yùn)作符合各種法律和監(jiān)管要求；

10、就公司依照《公司章程》、聯(lián)交所《證券上市規(guī)則》以及適用的法例所應(yīng)遵守的各種法律和監(jiān)管要求以及召開董事和股東會(huì)議的各種文件以及制度和程序向公司董事局提供意見及協(xié)助；

11、作為公司授權(quán)代表，負(fù)責(zé)與聯(lián)交所聯(lián)系及溝通，并就所涉及的事宜向董事局提供意見協(xié)助。

由此可見，香港上市公司秘書在公司對(duì)外事務(wù)中扮演了重要的“中間溝通人”角色，協(xié)助董事會(huì)成員與監(jiān)管部門、聯(lián)交所進(jìn)行聯(lián)絡(luò)溝通以確保企業(yè)合規(guī)。